Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren (EBZ) ab 1. Juli 2022: Wesentliche Vereinfachung in der Zahnarztpraxis

Praktische Vorgehensweise

Mit dem EBZ erfolgt das Beantragungs- und Genehmigungsverfahren gegenüber den Kostenträgern zukünftig ausschließlich auf elektronischem Weg. Durch die standardisierte elektronische Übermittlung von Daten unter Nutzung des E-Mail-basierten Dienstes KIM (Kommunikation im Medizinwesen) können Anträge (z.B. ZE-Heil- und Kostenplan) an die jeweilige Krankenkasse elektronisch zugestellt werden. Die Genehmigung an die Zahnarztpraxis erfolgt ebenso auf diesem Weg. Die Einführung des EBZ für den Leistungsbereich PAR erfolgt erst im kommenden Jahr.

Der Genehmigungsverzicht bei Wiederherstellungsmaßnahmen / Erweiterungen von Zahnersatzversorgungen (ZE-Reparaturen) und bei der Behandlung von Kiefergelenkserkrankungen bleibt davon unberührt.

Die Hersteller der Praxisverwaltungssysteme organisieren das Ausrollen der notwendigen Updates. Allerdings werden nicht alle Praxen auf einmal sondern nach und nach bis Ende des Jahres an das EBZ herangeführt. Damit soll zum einen sichergestellt werden, dass die neuen Anwendungen ausreichend getestet sind und zum anderen soll keine Zahnarztpraxis zu einem Stichtag mit einer Anwendung konfrontiert sein, die sie nicht im Vorfeld mit der nötigen Unterstützung und Schulung erfolgreich in den Praxisbetrieb integrieren konnte. Wenn Sie Interesse an einer baldigen Teilnahme haben, wenden Sie sich deshalb bitte zeitnah an den Hersteller Ihres PVS-Systems und bestellen die für Sie passenden Module.

Die frühzeitige Teilnahme hat für Sie folgende Vorteile:

1. Jeder digital gestellte Antrag ist ein echter Fall (kein Testfall) aus Ihrer Zahnarztpraxis, es ist kein zusätzlicher Papierantrag an die Krankenkasse mehr erforderlich (= Vorteil ab sofort!). Wir gehen davon aus, dass dadurch ein schnelleres Genehmigungsverfahren durch die Krankenkassen erfolgt. Ihr PVS-System stellt Ihnen für den Bereich ZE je nach Versorgungsart (Regelversorgung, gleich- oder andersartige Versorgung) sowie zur Direktabrechnung je ein Informationsblatt für die Patienten*innen zur Verfügung, welche zu unterschreiben und in Papier auszuhändigen sind.
2. Das Tempo der Umstellung bestimmen Sie: Bis zum Jahresende 2022 muss jedoch die Umstellung erfolgt sein. Bis dahin besteht neben dem digitalen Versand des Antrages weiterhin die Möglichkeit einen Antrag per Papier zu verschicken.
3. Ab der bundesweiten Einführungsphase zum 1. Januar 2023 besteht diese Alternative nicht mehr. Der Versand kann nur noch elektronisch erfolgen.
4. In der Übergangsphase ist es durchaus möglich, z. B. mit einfachen Standardanträgen den digitalen Versand zu beginnen und kompliziertere Behandlungsanträge erst dann digital zu erstellen, wenn Sie in der Anwendung geübter sind.
5. Support: Bei auftretenden Problemen setzen Sie sich bitte mit Ihrem PVS-Hersteller in Verbindung. Dieser steht Ihnen nach Bestellung der EBZ-Module mit unterstützenden Tutorials und Schulungsmaterial zur Seite und vereinbart gemeinsam mit Ihnen den für Ihre Zahnarztpraxis passenden Termin zum Anschluss an das Verfahren. Zudem haben die Krankenkassen angekündigt, für evtl. Nachfragen zu übermittelten Datensätzen eine Telefonliste zur Verfügung zu stellen.

Einhergehend mit der Einführung des papierlosen Beantragungs- und Genehmigungsverfahrens müssen im Bereich ZE und KFO Anpassungen vorgenommen werden. Ihre Softwarehersteller sind bereits informiert.

1. Heil- und Kostenplan zum Zahnersatz: Mit dem digitalen Heil- und Kostenplan sind geänderte Befundkürzel verbunden. Die Änderungen sind nicht kompliziert und betreffen hauptsächlich Suprakonstruktionen. Nutzen Sie die Zeit ab 1. Juli 2022 zum Ausprobieren und geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Gelegenheit zum Einarbeiten. Eine Liste aller neuen Befundkürzel können Sie unter folgendem Link downloaden.
2. Kieferorthopädie: Das bisherige Papierformular sieht viele Freitextfelder vor. An ihrer Stelle finden Sie künftig im digitalen Antrag zunächst Felder mit hinterlegten Auswahllisten (z. B. für Diagnose, Therapie, Geräte), aus denen Sie das Zutreffende auswählen. Die Auswahllisten sind unter folgendem Link abrufbar.

Mit der Überführung der aktuell noch in Papier zu genehmigenden Behandlungspläne in das Elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren werden bestehende Abläufe wesentlich vereinfacht und der bürokratische Aufwand in den Zahnarztpraxen wesentlich reduziert.

Die Teilnahme am EBZ ist ab 1. Januar 2023 verpflichtend. Dies ergibt sich aus den Vorgaben des Gesetzgebers im SGB V und aus den daraus resultierenden Anpassungen des Bundesmantelvertrages Zahnärzte (BMV-Z).

Wir bieten für Sie und Ihre Mitarbeiter*innen an folgenden Terminen kostenlose Online-Informationsveranstaltungen an:

• Donnerstag, 23. Juni 2022, 18:00 – 19:30 Uhr: Zur Anmeldung gelangen Sie hier.
• Donnerstag, 30. Juni 2022, 18:00 – 19:30 Uhr: Zur Anmeldung gelangen Sie hier.
• Donnerstag, 7. Juli 2022, 18:00 – 19:30 Uhr: Zur Anmeldung gelangen Sie hier.

Sie erhalten bei Teilnahme ein Zertifikat und 2 Fortbildungspunkte.
In den nächsten Wochen und Monaten werden darüber hinaus weitere Informationsveranstaltungen zum EBZ organisiert.

Technische Voraussetzungen

Ein Großteil der benötigten technischen Ausstattung dürfte in den Praxen bereits durch den Anschluss an die Telematikinfrastruktur vorhanden sein. Für die Teilnahme am EBZ ist zudem ein entsprechendes Update Ihres Praxisverwaltungssystems erforderlich. In der nachfolgenden Übersicht können Sie die notwendige Ausstattung entnehmen:

• KIM-Clientmodul/KIM-Adresse: KIM ist ein sicherer und verschlüsselter E-Mail-ähnlicher Dienst, der fast unbemerkt im Hintergrund läuft und für den Versand von Anträgen aus der Praxis zur Kasse und umgekehrt für den Versand der Genehmigung zur Praxis als „Transportmittel“ fungiert.
  Das KIM-Client-Modul sorgt dafür, dass Anträge aus Ihrem PVS versendet bzw. genehmigte Anträge wieder im PVS verarbeitet werden können.
  Die KIM-Adresse gleicht einer E-Mail-Adresse und kann von Ihnen individuell ausgewählt werden. Sie erhalten sie von Ihrem ausgewählten KIM-Anbieter. Für den elektronischen Versand sollte die genutzte KIM-Adresse mit Ihrem elektronischen Praxisausweis (SMC-B) verknüpft sein.
  Sofern Sie das KIM-Clientmodul/die KIM-Adresse noch nicht bestellt haben, empfehlen wir Ihnen, aufgrund von möglichen Wartezeiten, dies schnellstmöglich in die Wege zu leiten.

• Die Module bzw. Updates der PVS-Hersteller je Leistungsbereich für das EBZ werden nicht automatisch geliefert, sondern müssen bestellt werden.

• Für die qualifizierte elektronische Signatur (QES) sowie für KIM benötigen Sie mindestens einen ehealth-Konnektor der Version 3 (PTV3).
  (Hinweis: Für die elektronische Patientenakte (ePA), die zum 1. Juli 2021 gesetzlich verpflichtend eingeführt wurde, ist mindestens die Konnektorversion PTV4 erforderlich.)
  Bitte fragen Sie ggf. beim Lieferanten des Konnektors nach.

• Das stationäre eHealth-Kartenterminal ist bei allen Praxen, die an die TI angebunden sind, bereits vorhanden.

• Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) für Zahnärzte. Er wird u. a. für die qualifizierte elektronische Signatur der elektronischen Anträge benötigt. Sofern dieser noch nicht vorliegt, erhalten Sie ihn bei Ihrer Landeszahnärztekammer.

• Der elektronische Praxisausweis (SMC-B) ist bei allen Praxen, die an die TI angebunden sind, bereits vorhanden. Mit ihm dürfen Sie aber nur in Ausnahmefällen, wenn der eHBA nicht funktionieren sollte, die Anträge signieren.
  Für den elektronischen Versand sollte die genutzte KIM-Adresse mit Ihrer SMC-B-Karte verknüpft sein.

• Speziell für das EBZ werden Kosten durch die Anschaffung der von den PVS-Herstellern bereitgestellten Antragsmodule bzw. Updates entstehen. Die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung konnte sich mit dem Spitzenverband der Gesetzlichen Krankenkassen auf eine Kostenbeteiligung bzgl. der Implementierung der Anwendung „EBZ“ verständigen. Über die konkrete Umsetzung wird derzeit noch verhandelt.

Sofern Sie technische Probleme/Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren PVS-Anbieter bzw. Anbieter der Telematikinfrastruktur oder Ihren Dienstleister vor Ort (DVO).